GDI le ayuda a la implementación de la Resolución 061583 del 10 de noviembre de 2016
Ministerio de Trasnporte y Superintendencia de Puertos y Transporte
En la resolución 061583 se establecen directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
La resolución 061583 considera:
Que los sujetos a supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte:
- Cumplan con la Ley 594 del 2000 – Ley General de Archivo.
- Sean regulados en materia de archivística por la misma Superintendencia de Puertos y Transporte.
El objetivo de la resolución es:
Establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte. Así como asegurar la producción, recepción, distribución, conservación, recuperación y consulta del archivo.
Instrumentos archivísticos
Los supervisados, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos:
- Programa de Gestión Documental.
- Tabla de Retención Documental.
- Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)
- Reglamento Interno de Archivo.
Un Programa de Gestión Documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas aplicadas para:
- Planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida.
- Crear e implementar procedimientos para definir la disposición final de la documentación, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.
Una Tabla de Retención Documental es un listado maestro del total de los documentos que la organización genera. En este control maestro se definen:
- Los responsables.
- Lugar de almacenamiento de cada uno de los archivos.
- Tiempos de retención (tiempo que permanece en archivo de gestión, archivo central, histórico o si hay eliminación)
Las Tablas de Valoración Documental se realizan con el fin de valorar los documentos almacenados de la empresa que:
- No se encuentran en un orden específico, no están clasificados.
- No le han asignado un valor documental, ni definido el lugar y el tiempo de conservación.
*Los documentos con estas características reciben el nombre de Fondo Acumulado.
El objetivo de una TVD es clasificar los documentos con fin de darle valor a los mismos, para definir su tiempo y lugar de conservación.
Plazo y responsables:
La Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016 estableció un plazo de un (1) año a partir de su expedición, es decir, hasta el diez (10) de noviembre de 2017, para que los sujetos de supervisión elaboren sus Tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental. Este programa deberá incluir políticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo.
Los representantes legales de las empresas supervisadas son los responsables del cumplimiento de la presente resolución.
Descargue aquí la resolución completa.
GDI – Gestión Documental Inteligente
Comments
Buenas tardes, quisiera saber si ustedes venden alguna solución para el cumplimiento de la resolución 061583 de 10 de Noviembre de 2016.
Don Cesar, reciba un cordial saludo. Claro que si, GDI ofrece una solución completa en la implementación del Programa de Gestión Documental así como es requerido por la Superintendencia de Puertos y Transporte. Si ésta es su necesidad, nos encantaría ayudarlo, por favor contácteme al correo procesos01@gestiondocumentalinteligente.co
Saludo cordial
Buenas tardes quisiera que me explicaras en resumen de que se trata y problema acarreeria para la empresa
quedo atenta mil gracias
Hola Mary! La resolución 061583 del 10 de noviembre de 2016 trata básicamente de la implementación de herramientas que mejoren la gestión documental dentro de las empresas vigiladas por la superintendecia de puertos y transporte. La herramientas son:
Programa de Gestión Documental, que podría compararse como un sistema de gestión en tema de archivos.
La tabla de retención documental, que nos dice que y durante cuanto tiempo debemos guardar un documento específico.
Políticas específicas internas en temas de gestión documental.
En si la implementación de estas herramientas archivísitcas traen grandes beneficios a las empresas ya que mejoramos la planeación, la producción, el almacenamiento y la seguridad de nuestra información. En GDI somos conscientes de que para las empresas el tema es nuevo y parece complejo, pero en realidad es un tema que trae grandes beneficios.
Le enviaré más información a su correo y si desea puede contactarse con nosotros y con gusto la asesoramos sin ningún compromiso.
¡Que tenga un excelente día!
Tengo una pregunta, en cuanto a los servicios que ofrecen, se que es muy importante la información que brindan, pero si mi empresa estuviera con la necesidad de implementar estos servicios que ofrecen, ustedes me podrían informar el costo y sobre todo el tiempo que se demorarían en realizar ejemplo los instrumentos archivisticos como TRD,TVD,PGD etc y que personal seria el idóneo para este proyecto
Mil gracias
quedare atento a su respuesta
¡Hola Fabián! Muchas gracias por ponerte en contacto con nosotros, claro que te podemos informar, si quieres envíame un correo a manuel.herrera@gestiondocumentalinteligente.co y con mucho gusto nos pondremos en contacto y te informaremos, ya que los intrumentos archvísitcos requieren de más información para darte un precio acorde a tu empresa.
¡Saludos!