El documento electrónico está entre nosotros hace varios años
Comenzando la tercera década del siglo XXI, las herramientas más comunes hoy en día para la creación, envío y almacenamiento de documentos en nube, cumplen varios años de su lanzamiento, Gmail cumple 17 años de estar en el mercado, Google Docs 15 años, OneDrive 14 años y Google Drive 8 años, entre otras que cumplen más de 10 años de estar en el mercado.
Después de estos años, el uso del documento electrónico dentro de las empresas de Latinoamérica no es tan común, a pesar de que ya contemos con todas herramientas que se requieren para esto.
La no adopción de estas tecnologías, han llevado a que Latinoamérica tenga índices de digitalización muy bajos, por ejemplo, en el 2018, se obtuvieron estadísticas de que una exportación en Colombia toma 60 horas; una importación en Argentina ¡toma la eternidad de 192 horas! y esto, debido al papeleo físico que conlleva realizar dichos procesos. Por otra parte, países que ya hacen uso de documentos electrónicos para este mismo proceso como Países Bajos y Singapur, una exportación toma entre 1 y 2 horas y una importación entre 1 y 3 horas.
Es por eso, que para nuestra comunidad que hace gestión documental inteligente, desarrollamos un ebook en el cual le contamos la importancia de usar el documento electrónico en todos los procesos de su empresa, con el objetivo de que nuestra región sea más competitiva.
El ebook llamado “documentos electrónicos para principiantes”, cuenta las diferencias principales que hay entre un documento en papel y un documento electrónico, también habla acerca de las principales ventajas financieras y los ahorros que puede traer para su empresa y su uso.
El ebook, también le cuenta las características y propiedades que tiene un documento electrónico y como estas, le dan mayor validez a la información que está allí, además de permitir una mejor identificación del mismo, gracias a datos como el título, el autor, las palabras claves, la fecha de creación, la fecha de modificación, el programa que se utilizó para su creación, entre otras más. Estos datos son “información de la información” ¿qué quiere decir esto? Que es como “si hubiera un documento de otro documento”, ya que estos datos no se identifican en la lectura normal del documento, por ejemplo: si estamos leyendo un archivo en formato PDF, muy seguramente la información mencionada, no la verá; pero si usted mediante el uso de un software como Adobe Acrobat Reader, se dirige a la sección de propiedades, podrá leer esos datos del archivo.
“Documentos electrónicos para principiantes” le dará confianza para que inicie el uso del documento electrónico en su empresa. En la sección de la durabilidad, se evidencia las posibilidades de recuperar información y datos en caso de borrado accidental, gracias a las copias de seguridad permanentes tienen los sistemas de información.
Uno de los llamados de atención que le hace el ebook, es que sea más consciente con el uso del papel, más allá del punto de vista ambientalista, el ebook quiere mostrarle que la información sobre papel está sujeta a altos riesgos de pérdida. Condiciones ambientales tales como la alta y baja humedad, la luz directa, el calor, la temperatura, roedores e insectos, pueden echarlo a perder. Condiciones de seguridad, un papel es fácil de sustraer, rasgar y esconder. Entre otros casos, las copias de seguridad son una pesadilla, ya que si la información únicamente se encuentra en papel, los documentos requieren copiarse y almacenarse en lugares separados, lo cual conlleva al aumento del tamaño del archivo y esto nos arroja nuevamente en los riesgos de tener un segundo sitio de almacenamiento.
(Te podría interesar el artículo: “¡para! detente a pensar en todo el papel que utilizas”).
Una de las pesadillas más grandes de todo experto en gestión documental, es el mal archivado de un documento, ya que su búsqueda es un símil con “buscar una aguja en un pajar”.
El ebook, también le cuenta las características y propiedades que tiene un documento electrónico y como estas, le dan mayor validez a la información que está allí, además de permitir una mejor identificación del mismo, gracias a datos como el título, el autor, las palabras claves, la fecha de creación, la fecha de modificación, el programa que se utilizó para su creación, entre otras más. Estos datos son “información de la información” ¿qué quiere decir esto? Que es como “si hubiera un documento de otro documento”, ya que estos datos no se identifican en la lectura normal del documento, por ejemplo: si estamos leyendo un archivo en formato PDF, muy seguramente la información mencionada, no la verá; pero si usted mediante el uso de un software como Adobe Acrobat Reader, se dirige a la sección de propiedades, podrá leer esos datos del archivo.
También este ebook le cuenta las propiedades y principios con los que debe contar un documento electrónico; que en el caso de un lío jurídico, un juez tendrá en cuenta para validar la información que sea presentada en dicho formato. Tales principios son: Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
(Este artículo te podría interesar: “Empresas de gestión documental ¿por qué contratar una?”)
Dentro de estos principios, la autenticidad tiene un gran peso, ya que este principio lo que busca es que un documento pueda demostrar que es, lo que presume ser; que se pueda identificar información del documento electrónico que mencionamos en párrafos anteriores, tales como el autor, el dueño de la información, la fecha de creación, fecha de última modificación, entre otros.
La autenticidad de un documento en papel, está dada por los firmantes de un documento y su contenido. Es por esto que en un documento electrónico, también existen herramientas tales como la firma electrónica, la firma digital y la estampa cronológica, que en el ebook se ampliará su definición, diferencia y uso.
Cerrando el ebook, le daremos algunos ejemplos de buenas prácticas del uso del documento electrónico, con el fin de generar empatía con usted y mostrarle que hacer gestión documental inteligente, es fácil.