Muchos trabajadores de micros y pequeñas empresas, durante estos días hemos tenido una sensación de lamento, arrepentimiento e impotencia por no poder trabajar fácilmente en nuestros hogares debido al confinamiento preventivo por el coronavirus Covid 19. Muchos nos preguntamos ¿por qué no automatizamos esto antes? ¿por qué no cambiamos nuestra forma de trabajar si ya lo habíamos pensado?, entre muchas otras preguntas. Pues este artículo no es para “echarle más sal a esa herida”, sino por el contrario, buscaremos mostrarte otro camino y algunas herramientas tecnológicas que hay en el mercado, muchas de ellas gratuita y que por el tamaño de nuestras organizaciones pueden permitirnos acceder a la información de forma fácil y sentirnos en la oficina, estado en nuestra casa. ¡Así que Comencemos!

1. “IMPRIMIR” EN FORMATO PDF SIN GASTAR UNA GOTA DE TINTA

La primera herramienta que queremos mostrarte es “Imprimir en formato PDF”, esta herramienta la traen por defecto casi todos los programas de computador, junto con las herramientas de office, el navegador de internet o el visualizador de imágenes. Las siglas “PDF” en inglés significan “Formato de Documento Portátil”, es un formato que se creó para “imprimir digitalmente”. Imprimir se hace con el fin de que los documentos que creamos en Word, Excel y hasta el mismo Paint, no vayan a modificarse y así guardar la versión final sin gastar papel y ni una gota de tinta.

Aquí te dejamos un video en YouTube para que aprendas a imprimir en formato PDF: https://www.youtube.com/watch?v=N7iyjhMiolY&t=110s

2. MARCAR LOS ARCHIVOS DIGITALES ADECUADAMENTE

 Si queremos mantener nuestros archivos organizados y evitar perderlos, este es el paso más importante, el nombre que le damos a un archivo de Word, Excel o PDF, es el dato de cómo lo vamos a buscar en un futuro, pero no pienses en cómo lo vas a buscar mañana, piensa en cómo lo vas a buscar en un año, cuando lo único que recuerdes sea una fecha, un número o una palabra clave. Por eso, te damos un par de consejos:

1. Siempre coloca el tema de tu archivo y el nombre del proceso, proveedor o persona relacionada con este, ejemplos: Contrato_Pepito Perez; Cotización_Compañía Frutas SAS; Historia Laboral_C. 1.123.456.789 Pepito Perez.
2. Siempre coloca la fecha en que guardaste el archivo PDF. Continuando con los ejemplos anteriores: Contrato_Pepito Perez_01-04-2019; Cotización_Compañía Frutas SAS_04-01-2018; Historia Laboral C. 1.123.456.789 Pepito Perez_31-12-2019.

Si crees que hay otro dato que consideres necesario ponerlo allí, hazlo, lo importante es que siempre lo hagas de la misma manera para sepas como buscar el documento en el futuro.

3. GUARDA TUS DOCUMENTOS EN LA NUBE Y DE FORMA ORDENADA

 En el mercado hay múltiples opciones para guardar tus archivos en la nube, entre las más comunes tenemos Dropbox, OneDrive, Google Drive y Mega, muchos las tenemos porque nuestro correo electrónico viene con este servicio ¿pero sabemos utilizar correctamente la nube?

Lo primero que debemos tener en cuenta es la organización de la información y el proceso al que pertenece de nuestra empresa.

Así que hagamos un diagnóstico de los procesos que desarrollamos en nuestra organización, la mayoría de nuestras empresas tienen procesos de soporte como procesos de gestión humana, procesos comerciales, procesos de salud y seguridad en el trabajo, procesos contables y procesos contractuales. Por otra parte, tenemos procesos misionales que solo nuestra organización conoce, son esos procesos donde está el “know-how” de nuestra empresa y solo nosotros mismos somos capaces de describirlos en su totalidad.

Luego de identificados los procesos, dentro de nuestra nube, crearemos carpetas con estos procesos y dentro de las mismas, crearemos subcarpetas con temas más específicos y en estas, comenzaremos a guardar los archivos PDF que vamos creando.

En la ilustración 1. La organización de la nube se ilustra mejor lo que te decimos.