Si estás leyendo esto es porque “un bichito ya te picó” como decimos en Latinoamérica, y ahora, estás preguntándote como le haces para dejar a un lado el uso del papel con el fin de manejar todos tus registros electrónicos. Pues bueno, en este artículo queremos ser un poco “light” en este proceso, -que sabemos que a veces suena muy complejo-, pero que aquí vamos a “desmenuzar”.
Así que a continuación, vamos a darte un par de pasos que desde nuestro punto de vista, podrían ser muy útiles tanto para el manejo de registros electrónicos personales como los empresariales.
1. Como tener registros electrónicos sin tener que imprimir o usar papel
Primero lo primero, así mismo como en la producción de documentos físicos necesitas un computador, papel, una impresora, carpetas, ganchos, tinta, lapiceros, engrapadora, cajones, archivadores, bodegas y otras cositas… Para el manejo de registros electrónicos, aparte de tener nuestro computador, debemos contar con un repositorio digital, cuya palabra suena muy sofisticada, pero en el bajo mundo lo conocemos como “espacio en nube”
Sin ahondar mucho en el tema, ese “espacio en nube” no es que los archivos estén volando en el cielo, ese espacio en nube, significa que una empresa “sea como sea llame” tiene “supercomputadoras” especializadas en almacenar documentos, las cuales están diseñadas para trabajar 24/7, pueden obtener energía de 2 o 3 proveedores distintos, así como poder acceder a internet con 3 o 4 proveedores diferentes y por si fuera poco están custodiadas por personal de vigilancia y en lugares fríos en el mundo.
Así que en el mercado existen empresas como Google, Microsoft, Dropbox o DOCU, que ofrecen un espacio en un computador del mundo, para que tú puedas guardar los archivos y consultarlos desde cualquier lugar.
Es importante, que también tengas un correo electrónico e idealmente corporativo, ya que a través de este medio se transportará la información.
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2. Identifica que documentos físicos pueden llegar a ser registros electrónicos sin que sea muy traumático su cambio y comienza a guardarlos en "la nube"
Pues si, seguramente cuando eras un bebé no saliste corriendo desde el día que te pusiste de pie, primero tuviste que gatear, luego intentar estar de pie y seguir practicando durante meses para llegar a correr. Por lo tanto, ese mismo principio lo debes de aplicar en el uso de los registros electrónicos, así que la primera actividad es identificar que documentos puedes manejar en medio digital y que se te sea indiferente tenerlo en este medio. Un ejemplo para esto, es que en tu vida personal recibes facturas en los restaurantes, supermercados, heladerías, estaciones de servicio, entre otras… Que si te pones a pensar, estos papeles son muy difíciles de manejar, además de que se te arrugan, se les borra la tinta y se vuelven basura. Continuando con el ejemplo, si del mismo restaurante o el supermercado te enviaran la factura a tu correo electrónico, seguramente no te importará, eso si, la podrías consultar mucho más fácil, la tendrás de cierta forma “organizada” en tu bandeja de correo y disponible, por si algún día la miras, ya que hoy en día ni la miras y no sabes ni donde la dejas.
Así mismo, las empresas tienen estos tipos de documentos que son generados externamente, por ejemplo, cartas, notificaciones, extractos bancarios, facturas, hojas de vida, certificados entre otros. Si te pones a pensar, de ti no depende crear estos documentos de forma electrónica, estos ya vienen así y lo único que tendrías que hacer es guardarlos adecuadamente en “la nube”
3. ¿Cómo organizo los registros electrónicos en "la nube"?
Cómo lo hemos hablado en otros artículos del blog, la organización de los documentos debe hacerse de acuerdo con los expedientes que agrupen los documentos. Así que vamos a hacer un ejercicio:
Supongamos que recibes un certificado de afiliación a la EPS de la señora María, este certificado según tus procesos internos hace parte del expediente de María y es importante para llevar la historia del trabajo de María en la empresa. Por lo tanto, si este certificado te llega de manera digital, lo siguiente que debes hacer es crear una carpeta digital que se llame “Historia laboral Maria – ID 123456677” y adentro de esta carpeta, guardas el documento, eso si, lo marcas como “certificado de afiliación – fecha -ID de María” De esta forma, la próxima vez que te llegue un documento de María, lo podrás ir guardando en dicha carpeta sin necesidad de imprimir, guardarlo en una carpeta física y ponerte a ocupar espacio.
Esta misma lógica debes ponérsela a los documentos que te vayan llegando, pero eso si, nunca, nunca, pero nunca, hagas carpetas como “correspondencia recibida”, “de todito”, “varios”, “descargas” Te podemos apostar que en el 99.99% de los casos, esos registros electrónicos tienen su propio expediente.
(Te podría ser útil el artículo “Si siempre he usado papel ¿Cómo migro a lo digital?”)
4. Comienza a hacer documentos electrónicos
Con base en los pasos anteriores, pudiste leer que guardar registros electrónicos de forma organizada no es ciencia de Albert Einstein, es algo más sencillo y rápido que imprimir, legajar y después guarda físicamente.
Así que en este paso, queremos que “te tires al ruedo” con el primer documento electrónico, supongamos que es una carta de autorización de una solicitud de vacaciones para la señora María, esta carta la puedes directamente sobre el correo electrónico y solo debes guardarla en PDF luego de enviado el correo, te preguntaras ¿Quién la firma? Pues la respuesta a eso la tienes en tu correo electrónico, resulta que tu correo electrónico es una firma electrónica, ya que, la única persona que puede ingresar al correo corporativo tuyo, eres tú, nadie más que tú, por eso, según la normatividad, todo lo que salga de ese correo electrónico equivale a la firma autógrafa física. Por lo tanto, esa comunicación de autorización de vacaciones, si se la envías a la señora María a través del correo electrónico, se sobreentenderá que va firmada por ti.
En ese mismo orden de ideas, si eres de las personas que te gusta ver fechas, horas, sellos, certificados entre otras herramientas, te invito a que leas acerca de las diferentes firmas electrónicas que hay en el mercado como docusign, pandadoc, y las nacionales.
Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para tu camino en el manejo de registros electrónicos.
Un abrazo.