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En nuestra empresa hemos tenido algunas conversaciones con personas que ya no imprimen sobre papel, las cuales consideran que la administración documental de su información es algo por lo que ya no deben preocuparse; tal vez por el hecho de tener un servicio de almacenamiento en nube y contar con un correo electrónico, se sienten completamente respaldados, sin embargo, hay que entender, que tanto los servicios de almacenamiento en nube, así como el correo electrónico, requieren de un proceso consiente para hacer una correcta administración documental.

En este artículo hablaremos de los 3 errores más comunes entre las personas que ya no imprimimos y de los que nunca lo han hecho…

Error número 1 de la administración documental de los archivos digitales

Tener toda la información en el correo electrónico

¿Qué fuera de nosotros si el correo electrónico no tuviera un buscador?

Seguro has intentado encontrar ese correo electrónico que enviaste hace más de 2 años, con ese archivo adjunto que puedes llamar trabajo, cotización, proyecto o el documento con el que más te identifiques… y a pesar de estar buscando por varios minutos, no lo encuentras; en ese momento, pones a trabajar a toda máquina esa oficina de tu cerebro encargada de administrar los recuerdos con el fin de encontrar el nombre de la persona a la que se lo enviaste, hasta que… ¡Eureka! Recuerdas el nombre de la persona, luego lo pones en el buscador y ¡gualá! No encuentras el correo…

No creas que eres la única persona que le pasa eso, no te creas tan importante, a muchos de nosotros nos ocurre, es por eso que lo primero que tenemos que entender, es que el correo electrónico es una herramienta para comunicarnos, pero no la herramienta más adecuada para guardar información de forma ordenada.

Para esto, te voy a dar un ejemplo de la vida real, muy pocas personas envían un asunto claro y organizado, por eso es común encontrarte con asuntos como: “cotización”, “trabajo”, “hoja de vida”; “contrato”; “para firma”; y muy pocas personas se toman el tiempo de redactar en el asunto “Hoja de vida – Felipe Fernández – CC 1234567890”; si no me crees, por favor ve y revisa tu buzón, y cuenta cuantos correos puedes identificar solo con el asunto.

Otro ejemplo es el nombre del archivo adjunto que enviamos, el cual es muy parecido al asunto del correo o peor aún, los nombres de los archivos son: doc1, libro1, modelo1, untitled, etc. Por lo tanto, por más que tengamos un gran buscador y el mejor gestor de correos, si no hacemos una buena administración de asuntos y adjuntos, la información va a parecer que esta perdida dentro del mismo sistema, esto ocurre porque al ir siempre de tanto afán, no nos detenemos a pensar “¿cómo voy a encontrar este correo o este archivo en el futuro?”Así que, a menos que seas un crack haciendo administración documental con tu correo electrónico, no lo utilices para esto y déjalo para lo que realmente es, comunicación…

Error número 2:

¡No marcar bien los archivos!

Seguramente has puesto a trabajar tu computador horas extras haciendo búsquedas avanzadas, intentando encontrar ese documento que hiciste hace un tiempo atrás y que hoy… justo hoy, es el documento que más necesitas, que te tiene “frenado” y no te deja avanzar….

Enlazando con el punto anterior, la marcación de los archivos es bastante sencilla, hasta el mismo programa antes de guardar te pregunta ¿dónde quieres guardar este archivo? ¿Cómo se va a llamar este archivo? Pero muy seguramente nadie te ha dicho como se hace. El año pasado, durante los primeros meses de cuarentena, en GDI hicimos un artículo acerca de si  ¿Estabas preparado para acceder a la información de tu empresa desde casa?, en este artículo te contamos acerca de como marcar los documentos digitales y como almacenarlos, sin embargo, aquí te hago un resumen de los puntos importantes.

Sin importar el formato del archivo que estés guardando, es decir, sea un archivo de Word, Excel, PDF, mp3, entre otros, el nombre debe estar pensando en como la búsqueda de este va a ser más fácil en el futuro, pero no pienses en como lo vas a buscar mañana, piensa en como lo vas a buscar en un año, cuando lo único que recuerdes sea una fecha, un número o una palabra clave. Por eso, sigue los siguientes consejos de administración documental:

  1. Siempre coloca el tema de tu archivo y el nombre del proceso, proveedor o persona relacionada con este, ejemplos: Contrato_Pepito Perez; Cotización_Compañía Frutas SAS; Historia Laboral_C. 1.123.456.789 Pepito Perez.
  2. Siempre coloca la fecha en que guardaste el archivo PDF. Continuando con los ejemplos anteriores: Contrato_Pepito Perez_01-04-2019; Cotización_Compañía Frutas SAS_04-01-2018; Historia Laboral C. 1.123.456.789 Pepito Perez_31-12-2019.
  3. Si crees que hay otro dato que consideres necesario ponerlo allí, hazlo, lo importante es que siempre lo hagas de la misma manera para que tengas claro como buscar el documento en el futuro.

Error número 3:

¡No guardar los archivos ordenadamente!

Creo que ya lo estabas imaginando, mientras veías el escritorio de tu computador lleno de archivos, seguro te ha pasado que has tenido que arreglar un documento durante múltiples veces y en cada una de ellas guardas la nueva versión del archivo, algo así como: “trabajo final”, luego corriges y lo marcas como “trabajo final corregido”; luego “trabajo final corregido 2”; luego “trabajo final este si”; trabajo final no va más”… Estoy seguro de que esta situación es familiar para ti, pero sabes que es lo peor, que este documento y sus múltiples versiones las tienes en una carpeta revuelta con muchísima información -estoy seguro de que la carpeta “descargas” te es familiar también-, pero como no quiero echarle más sal a la herida, los consejos para que hagas una correcta administración documental son los siguientes: 

 -estoy seguro de que la carpeta “descargas” te es familiar también-

  1. Procura tener un software de gestión documental, el cual te permita clasificar los documentos por su categoría (series y sub series), esto te permitirá controlar el tiempo durante el cual deberías conservar los documentos y por supuesto, mantener la información muy ordenada.

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2. En el caso que ya tengas un servicio de almacenamiento en nube contratado, te invito a que vayas al punto 3. “Guarda los documentos en la nube y de forma ordenada” del artículo ¿estabas preparado para acceder a la información de tu empresa desde casa?.

3. Comparte los archivos a través del mismo software de gestión documental o el servicio de almacenamiento en nube, esto te permitirá mantener mayor control sobre los documentos, trabajar de forma colaborativa y mantener la información segura; todo esto sin necesidad de enviar archivos adjuntos a través de correo electrónico

Aquí te pusimos algunos ejemplos acerca de los errores más comunes que se dan en la administración documental digital. Si quieres construir un ecosistema de gestión documental junto a nosotros puedes escribirnos dando clic aquí. 

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