¿Qué es el archivo digital? ¿Qué son los documentos? ¿En qué soportes los encontramos? ¿Cómo aseguramos su lectura, guardado, reproducción? ¿Qué tan seguro es cada formato? ¿Papel si o papel no?
En el primer episodio de Sin Papeles Show, pensamos en hablar de documentos electrónicos, de las tablas de retención, de software de gestión documental, del archivo digital, entro otros. Sin embargo, llegamos a la siguiente pregunta ¿será que las personas si entienden las bases de la gestión documental?
Los temas de gestión documental a veces parecen ser temas científicos, pero nada más alejado de la realidad porque estos temas son simples y por eso, empezamos a indagar acerca de cuáles son las bases y qué es lo que realmente cuidamos.
Así que en el primer episodio de Sin Papeles Show encontrarás temas como documentos, información, datos, archivo digital, entre otros. Así que, a continuación te explicaremos término a término. Empecemos:
¿Qué es información?
La información, son datos, son hechos, que en conjunto nos dicen algo acerca de otra cosa. Ejemplo: En la cuenta bancaria de tu empresa está la cifra de “1’000.000”; esa cifra es un dato. Otro ejemplo, supongamos que hoy es el día 31 del mes de marzo; esto es otro dato. Siguiendo con los ejemplos: ¿Qué significa para tu empresa tener 1 millón el 31 de marzo? La unión de estos datos hacen la información.
¿En dónde se almacena la información?
La información se almacena en documentos, los cuales pueden ser materiales como el papel, o también, pueden estar de forma electrónica, así como el audio de una canción o cualquier otro archivo digital.
Lo anterior nos lleva a la siguiente pregunta ¿Qué son los documentos?
Un documento es la representación material de la información, y por material, en este episodio hacemos referencia a que de una o cierta forma, la información se puede ver o escuchar, más no significa que deba estar en tus manos.
Nos imaginamos que lo primero en que pensaste fue en un papel con información y, aunque esto es un documento, no es su única forma material.
Un ejemplo de esto es que justo en este momento, estás leyendo un documento, pero este documento está en una página web, no está impreso, ni en un PDF y por eso no deja de ser un documento.
Así es como llegamos a la primera conclusión: Porque no estés leyendo o no tengas un papel en tus manos, no significa que no estés teniendo acceso a la información. Pero como estás obteniendo información, significa que hay un documento.
¿O ya olvidaste las fotos del viernes en la noche y las notas de voz a tu “ex”? O ¿no tienes ese video tuyo por ahí “haciendo el oso”? Pues sí, esos son documentos; hasta los jeroglíficos del antiguo Egipto que están sobre los muros, son documentos.
Luego de hablar de documentos, intuimos que estos están en diversas partes o formas, así que la siguiente pregunta es ¿Qué tipos de documentos existen?
Para resolver esta pregunta hablaremos de los formatos.
La definición que nos da Google es la siguiente: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
¡Tal cual lo define Google! Un formato es la representación de un documento ¡en el mundo real o en el mundo virtual!
-¿Cómo es el mundo real? ¿Mundo virtual?- habrás dicho en tu cabeza.
Los formatos cambian según el mundo en el que trabajemos, para esto vamos a dar un ejemplo: Imagínate los primeros Homo sapiens, un día de rutina, descansando en la noche dentro de su cómoda cueva, acompañados de su fogata. En este momento, se sienten tentados a grabar su historia sobre las paredes y piedras de la cueva.
Aunque suene un poco simpático, eso es un formato, para entonces la definición de formato no creo que fuera una prioridad, pero hoy entendemos que el formato del arte rupestre es pintura sobre piedra.
Otro gran ejemplo es el profeta Moisés, la historia nos cuenta que él traía las leyes de Dios escritas sobre 2 tablas de piedra, cuyo formato era piedra tallada.
Entonces, cómo lees, el “mundo real” va más allá del papel, la información grabada en los formatos físicos se pueden hallar en piedras, papiros, muros y papeles.
Ahora hablemos del mundo virtual. Así como el concepto de formato agrega nuevas características al mundo físico, lo mismo ocurre con el mundo virtual. En el mundo virtual los datos y la información, se almacenan en archivos -así es, ese icono en tu computador es un archivo-; los archivos organizan la información y los datos de diferentes maneras y esto ocurre con el fin de que los humanos podamos visualizar o escuchar la información.
¿Por qué es importante guardar la información y asegurar que se pueda consultar después?
Este tema puede que alguna vez lo hayas escuchado o al menos te los hayas cuestionado.
Así que, hablando bonito, los documentos son la historia de lo que hacemos, ya sea la historia de nuestra empresa, o nuestra historia, seguramente a ti te encanta mirar esas fotos viejas que tanto te avergüenzan, pero cuando las ves te llenas de nostalgia. Apuesto que acabaste de sonreír, y esa es la razón la que las guardas con cuidado ¿tú sabes por qué? Porque esas fotos tienen información con un alto valor sentimental para ti y tus seres queridos.
Ahora llevando este ejemplo al caso de tu empresa, los documentos tienen otro valor, por ejemplo, tu empresa tiene un “know how” que es ese “saber hacer” y que reposa en tus documentos. Y ya legalmente, tu mismo podrás imaginar el valor de unas escrituras, un contrato, la documentación bancaria y contable.
Es muy importante que aprendas a diferenciar lo que ocurre en el mundo físico frente a lo que ocurre en el mundo virtual. Ambos mundos son muy diferentes y un gran error que tenemos las personas es tratar de representar el mundo físico en el mundo virtual, cuando en realidad el mundo virtual tiene opciones mucho más eficaces y eficientes, que ver un documento en formato PDF. Por esta razón, en el mundo digital podemos encontrar formatos de audio como el MP3, de video como el MP4, de lectura como un archivo digital ePUB y miles de otros formatos más.
Ya luego de estos conceptos, nos dirigimos a la pregunta central de todo y es…
¿Qué pasa si pierdes el acceso a tu información?
Hay un dicho que algunos le atribuyen a Napoleón, el cual dice que “el que no conoce su historia está condenado a repetirla”. Y en gestión documental eso cierto, en el momento en el que pierdes acceso a tu información, ya sea porque se te borró, se perdió, se mojó, se dañó o simplemente desapareció, la única opción que tienes es repetir todo, y claro, puede que esa repetición no tenga la misma calidad o validez.
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¿Cómo aseguras que tu información no se pierda?
Supongamos que tienes que enviar la copia escaneada de tu documento de identificación a una entidad, así que lo escaneas y obtienes un documento digital, y hasta ahí todo va perfecto ¿Pero ya sabes que significa escanear? ¿Sabes cuánto tiempo gastas en ir a buscar una esta máquina, escanear, crear un archivo digital, marcarlo y enviarlo a alguien?
Y esto no solo ocurre con los documentos de identidad, también esto ocurre con los certificados, diplomas, identificaciones tributarias entre otras. Ahora ¿Qué tal si en tus archivos del computador tuvieras un pequeño espacio para guardar una copia de tu documento de identidad? ¿Cuánto tiempo ahorrarías? ¿Presentarías esos documentos más rápido? ¿Aprovecharías todas las oportunidades? Esas son preguntas que si las llevas a tu experiencia podrás responderlas más fácilmente.
El costo de crear documentos
En el caso particular de Colombia, el salario mínimo mensual de una persona son algo así como 250 dólares, y una persona mensualmente trabaja 160 horas, haciendo una división eso quiere decir que una hora de una persona cuesta 1.5 dólares, algo así como 5.000 pesos. Así que si un documento que elaboras de forma frecuentemente te toma hacerlo 4 horas, multiplicando te das cuenta de que te cuesta 20.000 pesos, algo así como 6 dólares. Ahora, si este documento lo creas una y otra vez, y no guardas aunque sea una plantilla, te vas a gastar cada mes esa misma cantidad de dinero.
Ahora hablemos de la disponibilidad de la información
Imagina que estás de viaje, en un lugar bastante alejado de tu casa y justo en ese viaje pones muy mal de salud y te desmayas. Las personas con las que estabas te llevan al hospital más cercano, pero en este hospital no existen antecedentes tuyos…
Ante esta situación, los médicos deben empezar desde cero y realizar “miles” de exámenes, sacar hipótesis, hacer muchas suposiciones y jugar con las probabilidades con el fin de que tú sanes. Este caso es más común de lo que crees y se da porque tú historia clínica no está disponible en este lugar. Por lo tanto, tu vida puede estar en un riesgo más alto, solo por el hecho de no conocer tus condiciones previas, como enfermedades y alergias.
Este caso es muy conocido en los países de Latinoamérica y aunque ya hay empresas que manejan un archivo digital en software y la tienen disponible sin importar el lugar en el que te conectes, la gran mayoría aún no lo está.
Así que en este caso, la disponibilidad es de vida o muerte.
Ya llegando al final de este artículo, quiero dejarte un par de preguntas como reflexión ¿Quién aparte de ti se vería afectado si no se puede acceder a esa información y al archivo digital?, Y ¿Cuánto te cuesta hacer tu información? Por lo tanto ¿Cuánto te costaría perderla?
Muchas gracias por leernos, esperamos que hayas disfrutado el primer capítulo de Sin Papeles Show, recuerda compartir, estamos seguros de que esta información puede ser muy valiosa para alguien más.