En esta temporada de contenido enfocado en las tablas de retención documental, estamos buscando develar los misterios que se esconden detrás de ellas.
En el tercer capítulo de nuestro podcast Sin Papeles Show, Marleny López citaba que “las tablas de retención documental son el norte de la gestión documental en las empresas”; también hemos escuchado de otros expertos que las TRD son su “mapa de navegación” y GDI solemos decir que son “la columna vertebral para hacer gestión documental” así que, sin importar de quién escuchemos este término, podemos ver que esta es la herramienta más importante de la gestión documental, por lo tanto, en este artículo te daremos consejos claves para que tengas éxito en su implementación.
Enamórate del proceso de construcción e implementación
Sí, leíste bien ¡enamórate! Aunque “suena muy fácil” Y realmente… ¡Si lo es! Así que este es un primer consejo, sin embargo, debes estar pensando ¿Cómo lo hago? Pues bueno, lo principal es que entiendas que en la construcción de las tablas de retención documental empezarás a ordenar todos los procesos documentales de tu empresa y eliminaras incertidumbre de tus procesos lo cual se verá reflejado en el futuro en:
- Encontrar toda la información mucho más rápido.
- Mantener tus expedientes documentales completos.
- Cumplir con todos los requerimientos legales.
- Cuidar de las finanzas de tu empresa al conservar únicamente lo necesario.
- Innovar en los formatos de almacenamiento de registros.
- Trascender al mundo digital.
A medida que vayas construyendo las tablas de retención documental en tu empresa, sentirás que todo estará bajo control porque sabrás que se hace, cuáles expedientes se deben guardar, en dónde reposarán esos expedientes antiguos y por su puesto, tendrás ese “espaldarazo” para destruir esos expedientes y documentos obsoletos.
2. Las tablas de retención documental son una herramienta de toda la empresa / entidad y por eso debe ser construida, implementada y mejorada entre todos sus integrantes
Uno de los errores más comunes que se observan en la construcción e implementación de las tablas de retención documental, es que estas parecen pertenecer únicamente a una área de la empresa y esto es una de las principales razones por las que fracasa este proceso.
Es muy importante que todos los integrantes de la empresa agenden el tiempo que sea necesario para revisar los procesos en los cuales están involucrados, para que allí “se pongan todas las cartas sobre la mesa” y con esto nos referimos a que todos deben ser completamente abiertos y sinceros frente a los documentos que producen, gestionan y almacenan, ya que allí es donde el equipo del proyecto podrá hacer las preguntas correctas, investigar acerca de la normatividad que les aplica a los documentos, para que luego obtengan todos las respuestas a ¿Cuáles documentos conforman mis expedientes? ¿Cuánto tiempo debo de tener los expedientes en mi poder? ¿Dónde puedo encontrar expedientes de mi proceso que son más antiguos? ¿En cuáles formatos puedo almacenar mis expedientes y documentos?
3. Usarlas, revisarlas periódicamente y mejorarlas cuando sea necesario
Seguramente ya has escuchado del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) Pues te contamos que las tablas de retención documental también están sujetas a este proceso.
Uno de los errores que se comenten en las empresas es que las tablas de retención documental parecen ser hechas solo para cumplir un requerimiento normativo, lo que después de su construcción, la empresa olvida su implementación, sus revisiones periódicas o su mejoramiento futuro.
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Las empresas / entidades son dinámicas, cambian con el tiempo, agregan nuevos procesos, integran nuevas tecnologías, crecen en personal, entre otros. Por tal motivo, las tablas de retención documental están sujetas a mejorarse todo el tiempo y es importante que todos los integrantes de la organización sean conscientes de que estas son sus aliadas y no una restricción, sino una forma para mantener todo en orden y evitarte dolores de cabeza en el futuro.
Esperamos que estos consejos sean de mucha utilidad para tu proceso de construcción e implementación de tablas de retención documental. Si requieres ayuda en tu proceso, podemos ayudarte dando clic aquí.
Que tengas un feliz día, sin importar cuál día sea que nos leas.
¡Un abrazo!