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CONSULTORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Buscas mejorar los procesos de gestión documental de tu empresa y te gustaría que un experto te acompañe?  En GDI te ofrecemos un servicio de consultoría en gestión documental inteligente, donde aprenderás como hacerlo, te daremos tareas,  haremos seguimiento y hasta te ayudaremos en la elaboración de algunas herramientas.

Te invitamos que nos dejes guiarte y acompañarte en el proceso que llevan las mejoras del ecosistema documental de tu empresa.

En GDI ofrecemos consultoría a niveles distintos, a continuación te mostramos los temas en que te podemos ayudar según su nivel:

Nivel 1: Te enseñamos

Te enseñamos a conformar el comité de archivo de la empresa, para que las decisiones sobre la información y los documentos la tomen las personas correctas.

Te mostramos como puedes identificar los tipos de documentos y como clasificarlos según sus temas..

Te damos a conocer, y explicamos, las normas a tener en cuenta para tomar decisiones sobre la conservación de documentos, así como la clase de análisis a los que debemos someter los documentos para justificar su conservación.

De forma simple, explicamos como elaborar el cuadro de clasificación documental, las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Las cuales permiten administrar técnicamente el archivo.

Te enseñamos como archivar los documentos físicos y digitales, cuáles son las mejores prácticas, cuál es el orden que deben llevar los documentos, como hacer foliación, entre otros.

(EN GDI CONTAMOS CON EL SERVICIO PLAN ARCHIVO AL DÍA Y EN NUBE, CON EL QUE BUSCAMOS QUE TU EMPRESA MANTENGA TODOS SUS DOCUMENTOS EN ORDEN Y EN DOCU)

Nivel 2: Te ACOMPAÑAMOS

ACOMPAÑAMIENTO EN LA CREACIÓN, COMO IMPLEMENTACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS ARCHIVÍSTICAS

Este nivel de consultoría consiste en Enseñarte y revisar a mayor profundidad los temas descritos en el nivel 1.

Te dejamos tareas que debes realizar antes de nuestra siguiente reunión.
En cada reunión revisaremos el avance en las tareas dejadas, se pulirán los conceptos, se plantean nuevas actividades y se continúa con la consultoría en nuevos temas.

Se mide constantemente el nivel de implementación de las herramientas en de gestión documental en tu empresa, dejando constancia de actas e informes.

(En GDI contamos con el podcast Sin Papeles Show, en el que compartimos mensualmente información valiosa para mejorar tus procesos de gestión documental. Para escucharlo puedes dar clic aquí)

NIVEL 3: LO HACEMOS PARA TI

HACEMOS LAS HERRAMIENTAS CONTIGO Y TE AYUDAMOS EN SU APLICACIÓN

1 . Elaboramos políticas y herramientas como el cuadro de clasificación documental, tabla de retención documental, manual de aplicación de la tabla de retención documental.

2 . Estas se socializan para que el conocimiento quede en el personal de la empresa.

3 . Entrenamos a la persona encargada por la gerencia para mantener el proceso de gestión documental al día para que pueda administrar el sistema de gestión documental.

PREGUNTAS FRECUENTES DE LA CONSULTORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

En GDI queremos que hagas un uso inteligente de tu información, con nuestro grupo de expertos, queremos enseñarte todo lo que debes saber para tener tu información disponible y segura.

En GDI buscamos que tu empresa crezca y sea más competitiva, por eso es importante implementar políticas y estrategias para que tus documentos e información fluyan en tu empresa de forma simple y segura.

Te brindamos tranquilidad al enseñarte a mantener la información en orden y segura, tanto la que se encuentra en soporte físico como la que está en soporte digital.

La consultoría en gestión documental está pensada para que logres una reducción en costos relacionados con el manejo de papel: almacenamiento, impresiones, transporte, personal.

En GDI contamos con un grupo de expertos especializados en la normatividad vigente colombiana, donde la Ley 594 del 2000, más allá que una exigencia, es una herramienta que nos implementar herramientas en tu organización para que sea mucho más competitiva.

Uno de los servicios del nivel 2 y 3 de consultoría en gestión documental, consiste en la creación, actualización y/o modificación de las tablas de retención documental, teniendo en cuenta el acuerdo 04 de 2019, articulo 23. Las TRD se actualizan cuando:

  • Hay cambios en la estructura orgánica.
  • Se asignen o suprimen funciones.
  • Nueva normatividad que impacte la producción documental.
  • Cambios de documentos físicos a electrónicos.
  • Creación de nuevas series y subseries.
  • Nuevos tipos documentales
  • Cambios en la valoración de los documentos

En los niveles 2 y 3 de consultoría en gestión documental, GDI realiza un diagnóstico, el cual busca ubicar a la empresa en relación con su gestión documental y determinar un plan de trabajo. Este proceso consiste en los siguientes pasos:

Identificación del equipo de trabajo: Se define el equipo de trabajo con el que se realizará el diagnóstico integral de archivos.

Revisión de aspectos administrativos: Se identifican los grupos o comités, se verifican aspectos organizacionales y de gestión de la empresa, también se evalúan aspectos financieros, normatividad y de acceso a la información.

Aspectos archivísticos: Se verifican los Instrumentos archivísticos de la empresa, también como se organizan y se describen los expedientes, y como se realizan las comunicaciones oficiales.

Preservación a largo plazo: Se evalúan los lugares de almacenamiento, el estado de las unidades de conservación, las condiciones ambientales, el mantenimiento, la seguridad y el manejo de emergencias.

Medición del archivo: Se mide el tamaño tanto el archivo físico como el electrónico, correspondiente al archivo de gestión y el central de la empresa.

Sistemas de información y procesos archivísticos: Se identifica el software utilizado por la empresa, así como la infraestructura. Por último, se identifican las series de documentos que la empresa maneja.

DÉJANOS TUS DATOS PARA COMENZAR CON TU SOLUCIÓN

Llámanos: (6) 874 10 04 o escríbenos vía WhatsApp (+57) 318 716 41 69 | Manizales, Caldas.