EMPRESAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ¿POR QUÉ CONTRATAR UNA?
Desde hace 17 años, reiteradamente nos preguntan ¿Por qué deberían contratar una de las empresas de gestión documental?
Respuestas como el desorden, la dificultad para consultar información, la pérdida de documentos, falta de espacio en sus instalaciones, costos invisibles excesivos y poco control sobre el archivo; son buenas razones para considerar contratar a una empresa de gestión documental, pero no todas las personas logran visualizar esto hasta que un día ocurre lo inesperado…
Don Fermín, dueño de Montaña S.A., una empresa que diseña y fabrica piezas para cualquier tipo de vehículo; durante casi toda la década de los 90’s y tomando ventaja de la apertura económica, suministró miles de unidades de la pieza más emblemática del modelo F1 de una reconocida empresa estadounidense de vehículos, hasta que esta detuvo la fabricación del modelo…
15 años después, Montaña S.A., pasó por una crisis económica y requería aumentar su producción, y como si fuera un milagro, aquel cliente de los 90’s llamaba y les daba la noticia que el modelo F1 iba volver a producción con muchas modificaciones, excepto, esa pieza emblemática del modelo F1… por un momento hubo mucha alegría y optimismo en Montaña S.A., pero…
… un lugar reconocido por estar sucio, maloliente, húmedo, con capas de polvo y ¡hasta con excremento de roedores!…
Don Fermín, jubiloso, corrió a producción y pidió los planos que contenían los diseños de la pieza del modelo F1 pero ¡nadie dio razón de tales planos!. Pasados varios días, Don Roberto, uno de los empleados con más tiempo en la empresa, recordó que todos los diseños viejos estaban en el sótano, un lugar reconocido por estar sucio, maloliente, húmedo, con capas de polvo y ¡hasta con excremento de roedores! A pesar de las condiciones, iniciaron la búsqueda de los diseños, pero la recuperación de estos fue imposible, ya que se encontraban con hongos, humedos e ilegibles. La empresa entonces tomó la determinación de diseñar nuevamente la mencionada pieza, para lo cual únicamente necesitaban una muestra, pero se dieron cuenta que ¡no tenían una muestra!
Don Fermín, durante varios días “movió cielo y tierra” hasta que consiguió un modelo F1, el cual compró y sus empleados retiraron la añorada pieza… 16 días pasaron desde la recepción de la orden de pedido y ¡al fin se tenía un diseño! el cual se envió al cliente estadounidense para su aprobación, sin embargo, su respuesta fue: “lamentablemente debido a la demora en su pedido, hemos decidido cancelarlo, ya que no podemos permitirnos trabajar con un aliado con tiempos de respuesta tan extensos”
¿Cuánto tiempo y esfuerzo perdió Montaña S.A.? ¿Cuántas fueron las ventas no realizadas? ¿Cómo habría sido todo si los documentos se conservaran adecuadamente o si se contara como proveedor con una de las empresas de gestión documental?
Con base en nuestra experiencia, las empresas de gestión documental, más allá de tener el archivo en un lugar bonito y cuidado, ayudan a mejorar la competitividad de la empresa, a consultar la información en el menor tiempo posible y a ahorrar costos orientando a guardar únicamente los documentos que tienen un valor monetario, legal o histórico.
En GDI queremos que no vivas ninguna historia de terror, por eso ponemos a tu disposición nuestra experiencia de 17 años, asesorando y ofreciendo un servicio enfocado en la oportunidad; queremos que nuestros clientes se sientan apoyados por nosotros y que siempre nos encuentren presentes, cuando más lo necesitan.
Déjanos tus datos y comenzaremos con una solución.