CUSTODIA DE DOCUMENTOS
Más allá de tener un espacio seguro para almacenar y cuidar de tus archivos físicos,
es un servicio con el que buscamos ayudarte a tener control sobre tu información para
que puedas tener custodia de tus documentos y la puedas consultar cuando más
la necesites, rápido y sin complicaciones.
¿TE HAS PREGUNTADO POR QUÉ LAS EMPRESAS CONTRATAN UN SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS?
Nuestros clientes a través de los años han entendido que la custodia de documentos, es un servicio con el cual han contratado a un experto en gestión documental y archivos, que les ha permitido identificar toda la información que tienen almacenada en papel y les ha ayudado a consultar la misma de forma rápida y sin las complicaciones de cargos extras.
En GDI hemos aprendido que cada empresa es un mundo distinto y por eso, más allá de solo ofrecerte un arrendamiento de un espacio físico para cuidar de tu archivo, intentamos convertirnos en una extensión de tu empresa, dándote un servicio ajustado a cada una de tus necesidades.
- Traslado del archivo sin costo adicional.
- Consultas de documentos sin costo adicional.
- Envío de información vía digital.
- Envío de documentos físicos.
- Seguridad, confidencialidad y tranquilidad en el manejo de la información.
- Te arrendamos un espacio para guardar tus documentos físicos.
- Mantenemos tus documentos en un lugar en condiciones ideales para su conservación.
- Realizamos la custodia de documentos 24/7.
- Guardamos total confidencialidad de todos tus documentos.
- Atendemos tus consultas de forma física y digital.
- Desde que tu archivo es recibido en nuestros centros documentales, haremos un inventario documental con fechas, para que tu conozcas qué documentos tienes almacenados.
- Entendemos las situaciones urgentes y por eso disponemos nuestro personal para que te ayude cuando más lo necesitas.
- Sabes cuándo y quién consultó o intento consultar tu información.
- Te asesoramos cuando lo requieras y te damos recomendaciones para que disminuyas tu facturación.
- Facilitarte todo, nosotros nos encargamos.
- Sin cláusulas de permanencia.
- Sin cobros extras a los acordados.
- Entenderte y buscar mejorar siempre nuestro servicio para que tu empresa crezca y sea aún más competitiva.
Todos los procesos de GDI están regulados y cumplen con la ley 594 de 2000 y siguen todos los requerimientos técnicos establecidos en el acuerdo 008 de 2014. Las premisas del servicio de custodia son:
- Monitoreo y control constante de factores ambientes.
- Personal idóneo y certificado.
- Trazabilidad de la cadena de custodia de la información.
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Preguntas frecuentes de la custodia de documentos
La custodia de documentos, consiste básicamente en un servicio de arrendamiento de un espacio físico para guardar de forma segura y confidencial los documentos con soporte en papel de su empresa. En Gestión Documental Inteligente, ofrecemos un servicio en el que podemos convertirnos en el área de archivo de su empresa.
Este tiempo está definido por la tabla de retención documental, la cual es un listado general de todos los documentos que produce su organización.
Estos tiempos de conservación de documentos son definidos por el marco normativo legal de su empresa.