¿Qué son las tablas de retención documental y para qué sirven?
Las tablas de retención documental (TRD) son una herramienta básica, que todas las empresas deberían tener en cuenta para tener control sobre su gestión documental. Pero ¿Qué es una tabla de retención documental?
Si ya son seguidores de nuestro blog y nuestro podcast sin papeles show, saben que aquí nos gusta explicar los términos de forma básica; así que busquemos las definiciones de las tres palabras en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española:
TABLA: “Conjunto de datos o informaciones representados gráficamente, generalmente en forma de columna, y dispuestos según determinado orden o clasificación”.
RETENER: “Conservar en la memoria algo aprendido o percibido para utilizarlo en caso de necesidad.”
DOCUMENTO: “Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc.”
El proceso de digitalización va más allá del escaneado, nos atreveremos a decir que es una etapa que complementa al mismo. La digitalización tiene en cuenta factores adicionales al escaneado tales como:
Con base en las definiciones anteriores, podemos decir que una tabla de retención documental es un listado de documentos, el cual nos dice el tiempo durante el cual debo de conservarlos en caso de necesitarlos.
Muy seguramente, si no conocías esta herramienta, ahora puedes tener un momento “eureka” para poder tomar decisiones sobre ese cuarto lleno de documentos, donde no sabemos si seguir guardando documentos eternamente o tirarlos a la basura.
Pero antes de que abandones este artículo y abras tu excel a listar todos los documentos que tienes en tu empresa, te queremos enseñar unas cuantas cosas antes de que elimines documentos.
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Los documentos hacen parte de expedientes, los documentos por sí solos no cuentan una historia
Las tablas de retención documental (TRD) son aplicadas a los expedientes, sin embargo, si no eres experto y la palabra expediente solo te lleva a aquella series de los años noventa “los expedientes X”, pues aquí te explicamos qué es un expediente.
Un expediente, es el conjunto de documentos, que cuentan la historia sobre un asunto, negocio, procedimiento o historia. Llevando esto a ejemplos de la vida real, un expediente puede ser tu historia clínica; suponiendo que toda tu vida has asistido al mismo hospital, en dicho lugar deberá existe una carpeta, la cual tenga documentos que van desde tu nacimiento, resultados de exámenes médicos, conclusiones de médicos, recetas médicas para tus tratamientos; el conjunto de todos estos exámenes, organizados en orden cronológico te cuentan tu historia médica. Por otra parte, si tú solo tienes en tus manos el resultado de tu último examen médico, tal vez, no te dice mucho de toda tu historia y no va a ser tan útil, por sí solo, para tomar decisiones.
Por lo tanto, si ya estabas desplegando tu Excel y ya habías escrito: “facturas, hojas de vida, exámenes médicos, transferencias bancarias, entre otros”, detente, porque los que tienes que identificar es a qué expedientes pertenecen dichos documentos.
Ejemplos comunes de expedientes y algunos de sus documentos:
- Historia laboral: la componen los documentos de identidad, exámenes médicos, exámenes psicotécnicos, hoja de vida, solicitudes de vacaciones, entre otros.
- Comprobante de egreso: formato de comprobante, factura del proveedor, soporte de transferencia, soportes de la factura, entre otros.
- Expediente de cliente: Documentos de identificación, contrato, órdenes de compra recibidas, calificaciones, quejas, reclamos, garantías, entre otros.
2. Las tablas de retención documental te ayudan a determinar el tiempo durante el cual debes conservar los documentos
Para todas las empresas de gestión documental, así como los expertos en este campo, podríamos coincidir que la pregunta más común que recibimos es ¿Durante cuánto tiempo debo de guardar mis documentos? Y aquí es donde les decimos, que las tablas de retención documental les ayuda a responder esta pregunta.
Así que si sigues con tu Excel abierto, pero ya no tienes documentos listados, sino expedientes, ahora en otra columna vas a poner los meses o los años durante el cual crees que debes conservar esto… Así que antes de que sigas, te vamos a dar dos tips básicos para detectar el tiempo de retención de un expediente:
El primer consejo es revisar la normatividad vigente de tu país, ya que esto es el primer factor que debes tener en cuenta, ya que si no conservas información durante el tiempo que te lo exige la norma, podrías tener muchísimos problemas y penalidades.
Un ejemplo para Colombia, son los documentos contables, los cuales se deben conservar mínimo durante 10 años y las normas que soportan esto son las siguientes: CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Constitución Política de Colombia, 1991. Artículos 268, 354. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 734 de 2002, código único disciplinario. Artículos 34, 35 y 48. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Ley 962 de 2005. Artículo 28.
El segundo consejo, es que luego de que tengas la norma clara que regula tu expediente, es que reúnas a todas las personas de tu empresa que trabajan sobre este expediente. Esto llevado a un ejemplo, en el caso de los expedientes contables, es importante que tanto el contador, como revisoría fiscal, tesorería y las personas operativas que usan estos documentos, den su opinión acerca de si 10 años son suficientes, o por otra parte, la empresa debería retener dichos documentos por más años.
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Haz un inventario de expedientes y aplica las tablas de retención documental
Antes de que enciendas la destructora de papel, las tablas de retención documental se aplican un inventario documental, el cual, es otro listado en cuál relacionas los expedientes tal cual los tienes en las carpetas físicas o digitales, este listado te debe decir el nombre del documento, la fecha en que se abrió dicho expediente, su fecha de cierre y su localización.
Este inventario te permitirá visualizar la cantidad de expedientes que puedes encontrar y cuáles ya cumplieron su tiempo de retención.
Es muy importante, que entiendas que los tiempos de retención de un expediente comienzan a contar a partir del momento del cierre del documento. Por ejemplo: una historia laboral en Colombia debe conservarse durante 80 años. Entonces, supongamos que alguien en nuestra empresa trabajó entre 1980 y el año 2010. Por lo tanto, el año en el que deberíamos eliminar dicho expediente es en el año 2090 y no en el año 2060, como algunos pensamos.
Luego de que tengas hecho tu inventario documental, ya podrás aplicar tu tabla de retención documental a dicho inventario.
BONUS:
Las tablas de retención documental…
- No son solo para eliminar documentos.
- Te ayudan a identificar todos los expedientes que generas.
- Son claves para ayudarte en la transformación digital.
Así llegamos al final de este artículo, esperamos que esta información sea muy valiosa y hayas podido encontrar algunas respuestas y tips para mejorar tu gestión documental.
Que tengas un excelente día, cualquier día que este sea.
¡Un abrazo!
Interesante el artículo, deseo que ustedes me hagan el favor me sigan enviando artículos de todo lo relacionado con Gestión Documental, me gusta tener todo bien organizando