Tratamiento de datos personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se sujeta a lo dispuesto en la siguiente normatividad: (i) Constitución Política Art. 15, (ii) Ley 1581 de 2012, (iii) Decreto 1377 de 2013, (iv) Decreto 886 de 2014, (v) Decreto 1074 de 2015, (vi) Decreto 090 de 2018, (vii) Circulares externas de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás disposiciones complementarias.
Cualquier aspecto no regulado en esta Política, se regirá por lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular a GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. La autorización se debe obtener, a más tardar, al momento en que se realiza la recolección de la información.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., como responsable del tratamiento de datos personales dirigida al Titular de los datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no corresponde a uno semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de datos personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia de datos personales: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión de los mismos por parte de la entidad que adquiere la información.

GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., en el buen ejercicio como responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido una serie de políticas para el buen manejo de la información registrada en sus bases de datos digitales y físicas, las cuales se establecen a partir del ciclo de vida del dato. Es política de GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., recolectar información personal solo para los fines establecidos por la organización a partir de su actividad comercial, y la expuesta al titular bajo los parámetros estipulados en su aviso de privacidad.

GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información referente a los datos personales, los cuales se encuentran registrados y almacenados en las bases de datos digitales y físicas. Dicha información es obtenida mediante actividades desarrolladas dentro del marco administrativo y comercial ejercido por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., la finalidad por la cual es obtenida la información, es mediante las obligaciones contractuales adquiridas por la vinculación y/o relación de las partes interesadas, las cuales son representadas en Colaboradores, Terceros, Clientes, asistentes a eventos promocionales, visitantes, clientes de clientes, proveedores y asesores. De la finalidad de tratamiento se relaciona a continuación:

FINALIDADES ADMINISTRATIVAS, LEGALES Y TRIBUTARIAS
Legales y contractuales adquiridas con sus colaboradores, clientes y proveedores.
Cumplir con los procesos que se llevan a cabo al interior de la compañía en cuanto a gestión administrativa de clientes, cobros y pagos, facturación y proveedores, en cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables, fiscales, de nómina y de personal.
Para conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio en relación con el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
Atender todo tipo de solicitudes o requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
Para realizar las consultas necesarias para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, detectar el fraude y el ejercicio de cualquier actividad ilegal.
Para realizar consultas, reportes y demás gestiones de información ante centrales de información financiera, siempre y cuando se haya obtenido la correspondiente autorización.
Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía en materia tributaria, corporativa, contable y de facturación.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.

FINALIDADES DE GESTIÓN DE PERSONAL

Llevar a cabo procesos de selección, vinculación, evaluación o desvinculación de Directivos, Empleados, Colaboradores, proveedores y/o contratistas.
Gestión de permisos, licencias y autorizaciones; y gestión de sanciones, amonestaciones y llamados de atención a los empleados de la sociedad, así como toda la vinculación al sistema general de seguridad social y en especial, aquellas actividades relacionadas con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Las demás finalidades en materia laboral, que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la sociedad, siempre y cuando sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
Velar por la seguridad de los Colaboradores y visitantes a través de registro de video que captan las imágenes fijas o en movimiento de las personas que ingresan a las instalaciones de GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. o permanezcan en los alrededores de la misma.
Para la expedición de carnets de identificación, se utilizarán fotografías aportadas por los Colaboradores, Directivos y según el caso de proveedores. Estas fotografías también se conservarán en las hojas de vida o documentos análogos para efectos de selección y contratación.
Controlar el acceso de los Colaboradores y visitantes de GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., a través de sistemas de control de acceso biométricos, aclarando que la información así obtenida tendrá la categoría de “Datos sensibles”.
Cumplir con el proceso de archivo, actualización de los sistemas de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía en materia laboral.
Transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Transferencia de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de GESTION DOCUMENTAL S.A.

FINALIDADES COMERCIALES Y DE SERVICIO AL CLIENTE

Para implementar programas de mercadeo y fidelización de clientes, sin considerar que sean clientes actuales o futuros de la sociedad.
Para enviar recordatorios o información complementaria acerca de productos o servicios ya adquiridos por los clientes. Así mismo, para enviar esta misma información a colaboradores para facilitar la fidelización o prestación de los servicios a los clientes.
Para validar la identidad del cliente, así como para obtener y almacenar la aceptación de la adquisición de productos o servicios. Cuando se utilicen para esta finalidad datos biométricos, serán tratados como datos sensibles y serán utilizados exclusivamente para lo aquí indicado.
Para establecer comunicaciones con fines comerciales y publicitarios a través de llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, cualquier red social de integración o mensajería instantánea.
Informar a los clientes, proveedores y colaboradores sobre nuevos productos o servicios ofrecidos por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. o por terceros a través de ésta.
Evaluar la calidad de los servicios prestados por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. directamente o a través de sus colaboradores.
Realizar investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgo y de mercado.
Atención al cliente (Gestión de PQR) y protección del Derecho de Petición.

El Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, hará uso de los datos personales, única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de datos personales. Por ningún motivo se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

En cumplimiento a lo que dicta la Ley 1581 de 2012, reglamentada por los Decretos 1377 de 2013, y parcialmente por el Decreto 1074 de 2015, GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, los cuales se encuentran resguardados en bases de datos físicas y digitales ubicadas y custodiadas dentro y fuera de las instalaciones físicas de la organización, ha desarrollado una serie de directrices conforme a lo establecido en la Ley las cuales aluden en el presente enunciado y tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todos los ciudadanos colombianos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información contenida en bases de datos. Es por esto que la Empresa GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. pretende mediante el presente documento poner a disposición de todos sus titulares las políticas de tratamiento de la información personal que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad de dicho tratamiento por el cual es captada previamente la información personal.

Los datos personales registrados en las bases de datos custodiadas por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. se regirán bajo los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales realizado por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., dará cumplimiento y aplicación a las directrices establecidas en el presente documento con observancia a la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto cuando haya acceso controlable a los mismos.

Principio de confidencialidad: GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., controla la manipulación y acceso indebido de los datos personales, mediante acuerdos documentados en donde se expresa que todos los involucrados en el Tratamiento de datos personales están obligados a guardar absoluta reserva respecto a esta información y, por lo tanto, no podrán divulgarlos a terceros no autorizados, así culmine la relación contractual o de cualquier otra naturaleza que les permitió acceder a ellos.

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a un fin legítimo y sólo se debe realizar con arreglo a la autorización emitida por el Titular de los datos. Para el efecto, es menester informar con suficiencia al titular la finalidad del tratamiento de sus datos, además, los datos que se recauden deberán ser adecuados, pertinentes y acordes a dicha finalidad.

Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, y no podrán ser divulgados sin autorización del mismo. Sin ese consentimiento no se podrá realizar ningún tipo de tratamiento a menos que lo autorice la Ley o medie mandato judicial.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de seguridad: GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., respecto al derecho constitucional del Hábeas Data, ha adoptado una serie de medidas y controles técnicos, humanos y administrativos, para que los datos personales a ellos confiados no se pierdan, eliminen, copien, modifiquen, utilicen o adulteren o no sean consultados o accedidos por quienes no están autorizados para el efecto.

Principio de transparencia: El Titular de los datos personales podrá obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le involucren.

• El titular de los datos, tiene derecho a conocer y acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión (Salvo la existencia de un deber legal y/o contractual), en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.

• El titular de los datos, tiene derecho a lograr la eliminación de datos cuyo tratamiento esté prohibido por la Ley o no haya sido autorizado por el Titular.

• El titular de los datos, tiene derecho a solicitar copia de la autorización otorgada a GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• El titular de los datos, tiene derecho a ser informado sobre el tratamiento que se le dé a sus datos personales, previamente a la autorización que se genere para su respectivo tratamiento.

• El titular de los datos, tiene derecho a revocar total o parcialmente la autorización para el tratamiento de sus datos mediante la presentación de un reclamo.

• El titular de los datos, tiene derecho a presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en la presente Política de tratamiento de datos personales. El titular de los datos, tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• El titular de los datos, tiene derecho a acceder de manera gratuita a los datos personales que son objeto de Tratamiento. Para el efecto, se estará a lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., asume las siguientes obligaciones en el tratamiento de datos personales:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las peticiones, consultas quejas y reclamos formulados en el término máximo de diez (10) días contados a partir de la recepción de la respectiva solicitud.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Reportar a la Superintendencia de la Industria y Comercio como autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

El Tratamiento de Datos Personales realizado por GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato, y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En todo caso, la autorización contendrá como mínimo:

• La existencia de la Política de tratamiento de datos vigente en GESTIÓN DOCUMENTAL S.A.

• Finalidad al menos sumaria del tratamiento de los datos personales solicitados

• Si dentro de los datos personales a recaudar se encuentran algunos de naturaleza sensible, se indicará la finalidad de su tratamiento.

• El cargo de la persona responsable de la atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas sobre los datos personales, su ubicación y la forma de contactarlo.

• La posibilidad que tiene de suministrar, acceder, consultar, rectificar, actualizar y eliminar los datos personales confiados a GESTIÓN DOCUMENTAL S.A.

• La potestad del Titular de revocar total o parcialmente la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales.

• Los datos del responsable del tratamiento de los datos personales.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para ello, dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, la cual estará disponible en todo momento para consulta por parte del Titular, autoridades competentes y GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., o de los funcionarios que ésta designe para la verificación del cumplimiento de los preceptos de esta política. Será válida la autorización otorgada por el titular a través de la marcación de la casilla de autorización en los medios digitales.

GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., cuenta con Aviso de Privacidad que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, relacionada con las políticas de tratamiento que les serán aplicables a los Titulares, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, el cual será comunicado al Titular a través de los medios adecuados. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro o anexo a la autorización.

PARÁGRAFO: OBLIGATORIEDAD. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la Información, los Responsables deberán informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

El responsable del tratamiento de datos personales será GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. Es política de GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., hacer buen uso de la información personal mediante el manejo apropiado y uso exclusivo de acuerdo a lo que dicta los fines con la cual es registrada en las bases de datos.
De igual manera, implementar y mantener los diferentes controles que permitan resguardar la información personal de amenazas que vulneren su confidencialidad, disponibilidad e integridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GESTIÓN DOCUMENTAL S.A., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando así su adulteración, extravío, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.