En entradas anteriores hemos hablado acerca de las diversas situaciones y escenarios a los que nos enfrentamos hoy para llevar a cabo un proceso de digitalización, sin embargo, hay diversos términos que te pueden llegar a confundir. Así que en este artículo, pretendemos describir diversas situaciones con las que te has podido encontrar en tu empresa y que probablemente te hubiera gustado encontrar respuestas simples y sencillas para resolver dichas situaciones de la mejor forma.
Proceso de digitalización vs proceso de escaneado
Es probable que tú o alguien cercano a ti, dentro de la empresa haya usado en algún momento, de forma indistinta, los términos escaneado y digitalización; y aunque estos términos tienen relación, su significado es complementario.
Te vamos a hablar primero del escaneado. Este proceso, básicamente consiste en hacer una copia digital de un documento que se encuentra en papel, con el fin de consultarlo a través de un medio digital, como un computador, una tableta o un celular. El proceso de escaneado, solo abarca las actividades de pasar a través de un escáner dicho documento en papel y obtener unas imágenes digitales. Con base en esto, es que te hacemos referencia a que el proceso de escaneado complementa el proceso de digitalización, del cual te vamos a hablar a continuación.
El proceso de digitalización va más allá del escaneado, nos atreveremos a decir que es una etapa que complementa al mismo. La digitalización tiene en cuenta factores adicionales al escaneado tales como:
- El total de los documentos físicos: En un proceso de digitalización se debe saber la totalidad de documentos con los que cuenta la empresa con el fin de saber el universo de la información que se encuentra física, al igual que saber su ubicación y su estado de conservación.
- La clasificación del total de la información física: Con la ayuda de las tablas de retención documental, se puede intervenir el total de documentos físicos, con el fin de determinar el total de documentos a eliminar, conservar físicamente sin digitalizar, conservar físicamente y digitalizar, digitalizar y eliminar. Este paso es muy importante porque aquí puedes estimar más acertadamente los costos, también priorizar los documentos que se requieren tener de forma digital y cuáles sólo necesitas dejar correr el tiempo para eliminar ¿Por qué? Porque el proceso de digitalización, precisamente la actividad de escaneado, es una actividad costosa y, por lo tanto, requerirán ajustar tu presupuesto de acuerdo al valor de cada documento. Por ejemplo: si tienes documentos contables que ya tienen 9 años, y la ley dice que tienes que guardarlos por 10 años, digitalizarlos no va a ser muy beneficioso; por otra parte, si tienes historias laborales con 9 años de antigüedad, pero la ley te dice que debes guardarlas durante 80 años, la digitalización de estos se hace más importante con el fin de tener un respaldo adicional.
3.Escaneado: Este proceso requiere intervenir los documentos físicos, con el fin de prepararlos para su paso a través de un escáner, en el cual hay que retirar todo tipo de material metálico y contaminante, luego obtener las imágenes digitales, hacer un proceso de control de calidad y posteriormente indexar.
4. Este punto, nos atrevemos a decir que es la parte crucial de un proceso de digitalización y es el almacenamiento digital de la información escaneada. Cuando se lleva a cabo un proceso de estos, determinar el sitio donde reposarán los archivos digitales es clave con el fin de garantizar la seguridad de la información, para que esta no vaya a quedar en manos de personas que no tengan autorización. En el momento que se determine un sistema de almacenamiento, es importante revisar que este permita hacer configuraciones de roles y permisos, que permita hacer copias de respaldo de forma periódica y, de esta forma, mitigar el riesgo de pérdida de información debido al daño de un sistema, un virus o algo que es común hoy en día y es el secuestro de información.
Continuando con este cuarto punto, es clave determinar la capacidad del sistema, ya sea para que la infraestructura del proyecto no se vaya a quedar corta o que no te permita seguir creciendo tu información de forma digital.
Como ves, un proceso de digitalización considera diversas variables que nos van a permitir asegurar que la información va a estar disponible e integra.
“Si tienes un charco dentro de tu casa, el cual proviene de una llave que tiene una fuga, lo primero que haces es secar el charco, para luego reparar la llave y así evitar que este siga apareciendo. Lo mismo ocurre con un proceso de transformación digital, si dentro de tu empresa no tomas la decisión de detener la producción de papel, seguirás secando ese “charco de papeles” mediante la digitalización”
La transformación digital
Tal vez te suene un poco complejo el término transformación digital, y nos atrevemos a pensar que se requiere ser un ingeniero de sistemas para poder hacer uso “de estos términos tan científicos”, pero nada más alejado de la realidad. Gracias a la tecnología y en gran medida a la pandemia del virus covid 19, la conciencia de uso de medios digitales aumentó sustancialmente, lo cual llevó a que personas muy conservadoras y que tienen aberración al cambio, llegarán a usar documentos en medios digitales sin necesidad de imprimir. Y es aquí, en estos últimos renglones en donde está la clave de la transformación digital, ya que ésta más que ser un proceso técnico, es un proceso de cambio en la cultura digital de la empresa. Te preguntarás ¿Por qué decimos esto? Y es porque los medios para la creación de documentos electrónicos, así como su firma y hasta conservación, casi que en todas las empresas ya cuentan con medios para crear, gestionar y conservar archivos digitales. Por ejemplo: todos los documentos se crean en herramientas ofimáticas como Office, Google Docs, libreoffice, entre otros. También, casi todas las personas tienen un correo electrónico, el cual se ha vuelto tan importante como tener un documento de identidad. Resulta que la única persona que tiene la contraseña eres tú, así que, en el caso que tú envíes un mensaje a través de tu correo electrónico, implícitamente va firmado por ti.
Así como lo ves, en nuestras empresas tenemos todas las herramientas para no tener que imprimir, sin embargo, lograr cambiar ese paradigma de que la información tangible e impresa sobre un papel es el único medio legal, es un tema netamente cultural en el cual la empresa debe trabajar para dar confianza a las personas de tu organización, en que la información en medios digitales es legal y puede llegar a estar hasta más segura.
Sin más, este es el final de otra de las entradas del blog de Gestión Documental Inteligente. Muchas gracias por leer.
Si requieres ayuda en tus procesos de digitalización o de transformación digital solo tienes que dar clic aquí.
¡Un abrazo!
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