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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es la forma de que tengas disponibilidad inmediata de la información que tienes hoy almacenada en papel. Así que te ofrecemos este servicio para que tengas la información en nube, tus consultas sean un 95% más rápidas y las puedas hacer desde el lugar en el que te encuentres.

  • La digitalización de documentos mejora la velocidad de consulta de tus documentos.
  • Responde más rápido las solicitudes y requerimientos de tus clientes y entidades gubernamentales.
  • Adecuamos los proyectos de digitalización de documentos, de acuerdo con las necesidades propias de tu empresa, el volumen de consultas y valor de los documentos.
  • Reduce los costos invisibles de consulta y de gestión de los documentos.
  • Maten una copia de respaldo de los documentos que tienes con soporte en papel.
  • La digitalización de documentos se adapta a los sistemas de información de tu empresa, sea un desarrollo propio o un servicio de nube, el servicio ofrecido de GDI se adapta a los servicios de almacenamiento más populares del mercado.
  • La digitalización de documentos ofrecida por GDI, se puede realizar tanto en las instalaciones de tu empresa o en las de GDI.
  • La digitalización de GDI se hace con base en el protocolo de digitalización del Archivo General de la Nación de Colombia.
  • Adaptamos la digitalización de documentos a tu presupuesto y dependiendo de las necesidades reales de tu empresa.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS MASIVA

  • Planeamos la digitalización de tu mano, analizamos tus necesidades y ajustamos los procesos a tu medida.
  • Recogemos tus documentos en el lugar que los tengas y los trasladamos a las instalaciones de GDI.
  • Recibimos tus documentos, punteamos y verificamos el inventario o relación que tengas de estos.
  • Preparamos tus documentos para el proceso de escaneado, retiramos todo el material que pueda ser perjudicial para los mismos y el proceso.
  • Escaneamos los documentos y los guardamos en el formato y con la calidad que más se adapte tanto a tus necesidades como a la infraestructura con la que cuentes en tu empresa.
  • Nuestro proceso de digitalización de documentos te ayuda a cumplir con los principios de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con el fin de que puedas desarrollar una digitalización certificada con fines probatorios.
  • Siempre que escaneamos hacemos un control de calidad de los documentos digitalizados como los físicos, con el fin de asegurar la información que estos contienen.
  • Si requieres de un repositorio digital, te suministramos DOCU, un software que te permite tener la información en nube, hacer consultas de forma muy rápida y conservar la información de forma segura.
  • En el caso de que ya cuentes con otro software para el almacenamiento de documentos, en GDI tenemos experiencia con herramientas desarrolladas por Amazon, Microsoft, Google y algunos proveedores de software a nivel nacional.

PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DE LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

El escaneado de documentos es una de las etapas de la digitalización. Cuando hacemos referencia al escaneado, hacemos referencia a la actividad de pasar un documento que se encuentra en papel a través de un escáner. Si comparamos el proceso de escanear frente al proceso de fotocopiar, el proceso es básicamente el mismo, en el cual un producto es otro papel con la misma información, en el escaneado el producto es una imagen que se guarda en formato de imagen o PDF.

Por otra parte, la digitalización de documentos busca que esos documentos que son escaneados sean fáciles de consultar hoy y en el futuro, que sean usables por las personas que integran la empresa, que en algunos casos puedan tener la misma validez que el documento original (el físico) y por supuesto aumentar la velocidad de consulta. La digitalización de documentos tiene 5 etapas: alistamiento, captura o escaneado, identificación o marcación, control de calidad y carga al repositorio de la empresa.

El servicio de GDI puede ser tan básico o tan completo como lo requieras. Esto ya depende exactamente de las necesidades reales que tengas, por eso en GDI, nos gusta reunirnos contigo, con el fin de entender, por ejemplo: si  necesitas escanear los documentos por tener una copia de seguridad, si buscas reducir el volumen de tus documentos físicos, si buscas mejorar la velocidad de consulta de la información, también revisamos si cuentas con sistemas en la empresa que te permitan guardar los documentos escaneados y mantenerlos con una copia de seguridad, entre otros puntos. En GDI podemos ofrecerte un excelente complemento para tu digitalización de documentos y este es DOCU, nuestro software de gestión documental que te ayudará a encontrar la información de forma muy rápida y por supuesto, mantener la información segura, si quieres aprender más de DOCU, haz clic aquí.

Los procesos de digitalización de documentos son delicados, en los cuales requieres de equipos, software y personas experimentadas tanto técnicamente como en el planteamiento, ejecución y administración de proyectos.

En GDI contamos con un equipo que te ayuda a mantener bajo control los costos de un proyecto de digitalización de documentos, ya que en nuestra experiencia hemos visto como las empresas sufren debido a los equipos que adquieren, el personal técnico y administrativo que deben entrenar y dedicar para la realización de estos procesos. Las empresas que nos contratan, en su gran mayoría, su especialidad es distinta, sea manufactura, comercio, exportaciones, servicios de salud, entre otros.

En GDI te damos costos unitarios que te permitirán tener bajo control tu proceso de digitalización documentos.

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