En la presente resolución se establecen directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos, que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

La Resolución 8934 considera:

Que las empresas e instituciones vigiladas por la SIC:

• Cumplan con la Ley 594 del 2000 – Ley General de Archivo y sus demás normas reglamentarias.
• Sean regulados en materia de archivística por la misma Superintendencia de Industria y Comercio.

La resolución 8934 del 19 de febrero de 2014 tiene como objeto: Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control, y vigilancia por parte de la SIC, de conformidad con lo previsto en la ley demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de documentos.

Igualmente, los vigilados cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la SIC deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad asociada a la materia.

Instrumentos Archivísticos:

Los vigilados que estén bajo inspección, control y vigilancia de la SIC deben elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos:

a) Programa de gestión documental;

b) Tabla de retención documental;

c) Cuadro de clasificación documental;

d) Tabla de valoración documental (aplica para los que posean fondos acumulados) y

e )Reglamento Interno de Archivo.

Programa de Gestión Documental

Un Programa de Gestión Documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas aplicadas para:

• Planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida.
• Crear e implementar procedimientos para definir la disposición final de la documentación, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.

Tabla de Retención Documental

Una Tabla de Retención Documental es un listado maestro del total de los documentos que la organización genera. En este control maestro se definen:

• Los responsables.
• Lugar de almacenamiento de cada uno de los archivos.
• Tiempos de retención (tiempo que permanece en archivo de gestión, archivo central, histórico o si hay eliminación)

Cuadro de Clasificación Documental

La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante:

• La conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

Tablas de Valoración Documental

Las Tablas de Valoración Documental se realizan con el fin de valorar los documentos almacenados de la empresa que:

• No se encuentran en un orden específico, no están clasificados.
• No le han asignado un valor documental, ni definido el lugar y el tiempo de conservación.

*Los documentos con estas características reciben el nombre de Fondo Acumulado.

El objetivo de una TVD es clasificar los documentos con fin de darle valor a los mismos, para definir su tiempo y lugar de conservación.

Conformación del Comité Interno de Archivo

Los vigilados de la SIC deben contar con un comité interno de archivo o una instancia equivalente.

El comité interno de archivo debe adoptar las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.

Cuando hay una eliminación documental, este comité de archivo debe de autorizar este proceso y debe quedar constancia de este proceso.

Periodo de Transición

La Resolución 8934 del 19 de Febrero de 2014 estableció un plazo hasta el treinta y uno (31) de marzo de 2016, para que empresas e instituciones privadas elaboren sus Tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo.

Este programa deberá incluir políticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

GDI – Gestión Documental Inteligente