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¿Has notado que los días en nuestros trabajos van en piloto automático?

Pocas veces nos detenemos un minuto a preguntarnos:

1. ¿Cómo puedo hacer mejor mi trabajo?
2. ¿Cómo puedo hacer más rápido mi trabajo?
3. ¿Cómo puedo ahorrar o generar más dinero para mi empresa desde mi puesto de trabajo?

A nuestros días, algunos los llaman la cuarta revolución industrial porque nos ha traído tecnologías realmente increíbles que nos permiten hacer cualquier tipo de trabajo mucho más rápido.

Sin embargo…

Culturalmente el papel es aceptado porque todos sentimos que es algo que podemos tocar, pero…

¿Qué más puedo hacer con el papel?

Quiero hacer un llamado de atención con las siguientes preguntas:

• ¿Si requiero un dato específico como lo busco? ¿leo todo?
• ¿Si la oficina esta cerrada como consulto la información? ¿espero hasta el siguiente día que este abierta?
• ¿Si tengo que responder un requerimiento en menos de una hora que hago para encontrar la información? ¿ponemos a todas las personas de la empresa a buscar dicha información?

Cuántos más litros de tinta y kilos de papel debemos utilizar para darnos cuenta que lo único que estamos haciendo es encerrando la información y privándonos de hacer todo más rápido.

(te puede interesar: digitalización de documentos)

Y eso, que no hemos hablado de cuanto nos cuesta almacenar documentos en papel… pero eso es otra historia.

¿Qué podemos hacer?

Encontrar cualquier información que este contenida en millones de documentos solo en milisegundos

Te voy a contar acerca de algunas tecnologías que están disponibles en el mercado, tal vez algunas no te sorprendan tanto, pero otras tal vez es lo que estabas esperado:

• Consultar tu información desde cualquier lugar del mundo, a través de un dispositivo que tenga una conexión a internet. ?
• Escanear una imagen, extraer el texto y que un software te diga si es un mensaje positivo, negativo, amenazante o cualquier otro sentimiento que exprese el texto. ?
• Ese mismo documento escaneado, el software de gestión documental lo clasifique los documentos por temas, sea algo financiero, de recursos humanos, legal, etc… ?
• Encontrar cualquier información que este contenida dentro de tus documentos en milisegundos. ?
• Eliminar los formatos que están impresos, firmar documentos con validez jurídica, tener la información en tiempo real en minutos gracias al software de gestión documental. ?

Estas son algunas de las tecnologías que están disponibles en el mercado, imagina utilizarlas, ahorrarías en compras de papel, tinta, impresoras; también ahorrarías en el alquiler de espacios, vigilancia, aire condicionado, entro otros, para mantener los documentos seguros; y pues ni hablar de todo el tiempo que ahorrarías en búsquedas.

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Finalmente quiero contarte que en GDI contamos con DOCU, una plataforma que te ayudará a ser mucho más eficiente en tus procesos y a eliminar el papel de todos ellos. Si quieres saber más da clic aquí.

Que tengas un gran día, sin importar cual día sea el que lees este artículo.