IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN 061583 DE 2016
En la resolución 061583 se establecen directrices en
materia de Gestión Documental y organización de archivos
que deben cumplir los sujetos de supervisión de
la Superintendencia de Puertos y Transporte.
La SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE estableció
un plazo de un (1) año a partir de su expedición, es decir,
hasta el diez (10) de noviembre de 2017, para que los sujetos
de supervisión elaboren sus Tablas de retención documental
y adopten el programa de gestión documental. Este programa
deberá incluir políticas para la gestión de documentos
electrónicos de archivo.
- Programa de Gestión Documental.
- Tabla de Retención Documental.
- Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)
- Reglamento Interno de Archivo.
- Estandarización y centralización de la información.
- Eficacia y eficiencia en la localización de documentos.
- Mayor productividad en sus procesos internos.
- Mayor eficiencia en la respuesta de solicitudes de sus clientes.
- Aumento en su capacidad de producción.
- Se eliminan documentos duplicados;
- Se cambian documentos almacenados físicamente a medio digital;
- Se disminuyen las impresiones y por supuesto;
- Se eliminan tiempos innecesarios de búsqueda de documentos.
Un Programa de Gestión Documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas aplicadas para:
Planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida.
Crear e implementar procedimientos para definir la disposición final de la documentación, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.
Implementación del Programa de Gestión Documental
Elaboración de las tablas de retención documental con sus manuales
Elaboración de las tablas de valoración documental.
Elaboración reglamento interno de archivo.
Charla de sensibilización al iniciar el proceso.
Asesoría en la conformación del Comité de Archivo.
Acompañamiento en las visitas que realicen las entidades de control.
Visitas de verificación de cumplimiento en plazos previstos.
Promulgación del acto administrativo de adopción e implementación, capacitación para su adecuado manejo y aplicación; debidamente aprobadas por el comité de archivo de la Empresa.
Elaboración cuadro de clasificación documental.