NIVELES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
En todas las empresas y entidades tenemos un nivel de gestión documental. Nuestro trabajo es Identificar el nivel en que se encuentra su organización y le planteamos soluciones adecuadas de acuerdo a su tamaño, tiempo y recursos con el ánimo mejorar continuamente sus procesos documentales de una forma inteligente
- Diagnosticamos el estado de su gestión documental y diseñamos soluciones a su medida
- Le ayudamos a tener mayor control sobre su archivo y sus costos.
- Identificamos y aplicamos la normatividad que regula su empresa.
- Acompañamos en la implementación de la Tabla de Retención Documental y Programa de Gestión Documental.
- Obtenemos información y estadísticas para la toma de decisiones.
- Acompañamos en la implementación de nuevas tecnologías.
NIVEL 0 EN GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE - OBJETIVOS
El primer paso es poner todo en orden
- Realizar un diagnóstico inicial de la gestión documental.
- Plantear actividades a realizar y análisis de prioridad.
- Comprometer y responsabilizar a la administración de la organización en realizar una gestión documental inteligente.
- Designar un responsable operativo del archivo.
- Conformar el comité de archivo.
- Redactar y publicar la política de archivo.
- Inventariar la documentación.
- Asesorar en el uso del inventario documental y el manejo del archivo para mantener una trazabilidad del archivo.
- Eliminar documentos de apoyo que no son generados por la entidad y que no requieren conservación.
NIVEL 0 EN GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE - BENEFICIOS
Su organización tendrá un panorama más claro
- Conocimiento de la normatividad vigente.
- Mayor facilidad para la toma de decisiones frente al archivo.
- Obtención del primer estimado del tamaño real del archivo.
- Reducción de costos de almacenamiento.
- Reducción de tiempos perdidos en búsquedas.
- Disminución y mitigación de riesgos provenientes por la pérdida de documentos e información.
- Mayor control sobre su archivo al saber quien y cuando se consulta un documento.
NIVEL 1 – PRE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - OBJETIVOS
Herramientas archivísticas preparatorias al Programa de Gestión Documental
- Realizar Tabla de Valoración Documental.
- Asesorar en la aplicación de la tabla de valoración documental al inventario documental existente, mediante la organización de la documentación y eliminación de documentos que de acuerdo a la tabla ya cumplieron su tiempo de conservación.
- Realizar Cuadro de Clasificación Documental.
- Realizar e implementar Tablas de Retención Documental de acuerdo a los manuales de funciones, procesos, procedimientos y organigrama.
- Crear archivo de gestión, central e histórico.
NIVEL 1 – PRE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - BENEFICIOS
Primera gran obtención de información para la toma de decisiones
- Conocimiento de la normatividad vigente.
- Mayor facilidad para la toma de decisiones frente al archivo.
- Obtención del primer estimado del tamaño real del archivo.
- Reducción de costos de almacenamiento.
- Reducción de tiempos perdidos en búsquedas.
- Disminución y mitigación de riesgos provenientes por la pérdida de documentos e información.
- Mayor control sobre su archivo al saber quien y cuando se consulta un documento.
NIVEL 2 - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - OBJETIVOS
Información para la planeación y gestión de sus procesos documentales
- Implementar las nueve etapas del Programa de Gestión Documental.
- Realizar la planeación y ejecución de cada una de las etapas del programa de gestión documental.
- Verificar que cada una de las etapas sea llevada con éxito.
- Estandarizar procesos documentales.
- Generar ambientes ideales para la implementación de sistemas informáticos y nuevas tecnologías.
- Apoyar en la transición de la generación de documentación física a la digital.
- Controlar que todas las actividades implementadas se mantengan y sigan mejorando en el tiempo.
NIVEL 2 - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - BENEFICIOS
Control total sobre sus procesos documentales
- Total control del proceso documental de la organización.
- Facilidad para la planeación presupuestal y toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
- Mayor facilidad para la implementación de sistemas de información y automatización de procesos documentales.
- Mayor efectividad en la transición de la documentación física a la digital.
- Reducción de costos y gastos ocasionados por excesos de consumo en papelería, reprocesos, tiempos de búsqueda, estrés organizacional y riesgos que conllevan la mala gestión documental.
NIVEL 3 – SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE FLUJOS DE TRABAJO - OBJETIVOS
Automatizar procesos
- Implementar software o aplicativo web para el manejo del archivo de gestión, central e histórico. Control de sus préstamos, devoluciones y eliminación de archivo.
- Implementar software para el control de flujos de información, estandarización y automatización en la creación de documentos que cumplan funciones misionales de la organización, así como flujos de correspondencia y seguimiento de tareas específicas.
- Implementación de aplicativo web o software para el manejo y almacenamiento de documentos electrónicos de archivo
NIVEL 3 – SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE FLUJOS DE TRABAJO - BENEFICIOS
Eficiencia y Productividad
- Trazabilidad total de la documentación.
- Mitigación de riesgos por pérdida de información.
- Mayor estandarización de los procesos documentales y de información de GDI.
- Mayor control y seguimiento de la realización de tareas.
- Mayor eficiencia en la realización de tareas y actividades misionales de la organización.