fbpx

NIVELES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

En todas las empresas y entidades tenemos un nivel de gestión documental. Nuestro trabajo es Identificar el nivel en que se encuentra su organización y le planteamos soluciones adecuadas de acuerdo a su tamaño, tiempo y recursos con el ánimo mejorar continuamente sus procesos documentales de una forma inteligente

  • Diagnosticamos el estado de su gestión documental y diseñamos soluciones a su medida
  • Le ayudamos a tener mayor control sobre su archivo y sus costos.
  • Identificamos y aplicamos la normatividad que regula su empresa.
  • Acompañamos en la implementación de la Tabla de Retención Documental y Programa de Gestión Documental.
  • Obtenemos información y estadísticas para la toma de decisiones.
  • Acompañamos en la implementación de nuevas tecnologías.

NIVEL 0 EN GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE - OBJETIVOS

El primer paso es poner todo en orden

  • Realizar un diagnóstico inicial de la gestión documental.
  • Plantear actividades a realizar y análisis de prioridad.
  • Comprometer y responsabilizar a la administración de la organización en realizar una gestión documental inteligente.
  • Designar un responsable operativo del archivo.
  • Conformar el comité de archivo.
  • Redactar y publicar la política de archivo.
  • Inventariar la documentación.
  • Asesorar en el uso del inventario documental y el manejo del archivo para mantener una trazabilidad del archivo.
  • Eliminar documentos de apoyo que no son generados por la entidad y que no requieren conservación.

NIVEL 0 EN GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE - BENEFICIOS

Su organización tendrá un panorama más claro

  • Conocimiento de la normatividad vigente.
  • Mayor facilidad para la toma de decisiones frente al archivo.
  • Obtención del primer estimado del tamaño real del archivo.
  • Reducción de costos de almacenamiento.
  • Reducción de tiempos perdidos en búsquedas.
  • Disminución y mitigación de riesgos provenientes por la pérdida de documentos e información.
  • Mayor control sobre su archivo al saber quien y cuando se consulta un documento.

NIVEL 1 – PRE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - OBJETIVOS

Herramientas archivísticas preparatorias al Programa de Gestión Documental

  • Realizar Tabla de Valoración Documental.
  • Asesorar en la aplicación de la tabla de valoración documental al inventario documental existente, mediante la organización de la documentación y eliminación de documentos que de acuerdo a la tabla ya cumplieron su tiempo de conservación.
  • Realizar Cuadro de Clasificación Documental.
  • Realizar e implementar Tablas de Retención Documental de acuerdo a los manuales de funciones, procesos, procedimientos y organigrama.
  • Crear archivo de gestión, central e histórico.

NIVEL 1 – PRE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - BENEFICIOS

Primera gran obtención de información para la toma de decisiones

  • Conocimiento de la normatividad vigente.
  • Mayor facilidad para la toma de decisiones frente al archivo.
  • Obtención del primer estimado del tamaño real del archivo.
  • Reducción de costos de almacenamiento.
  • Reducción de tiempos perdidos en búsquedas.
  • Disminución y mitigación de riesgos provenientes por la pérdida de documentos e información.
  • Mayor control sobre su archivo al saber quien y cuando se consulta un documento.

NIVEL 2 - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - OBJETIVOS

Información para la planeación y gestión de sus procesos documentales

  • Implementar las nueve etapas del Programa de Gestión Documental.
  • Realizar la planeación y ejecución de cada una de las etapas del programa de gestión documental.
  • Verificar que cada una de las etapas sea llevada con éxito.
  • Estandarizar procesos documentales.
  • Generar ambientes ideales para la implementación de sistemas informáticos y nuevas tecnologías.
  • Apoyar en la transición de la generación de documentación física a la digital.
  • Controlar que todas las actividades implementadas se mantengan y sigan mejorando en el tiempo.

NIVEL 2 - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - BENEFICIOS

Control total sobre sus procesos documentales

  • Total control del proceso documental de la organización.
  • Facilidad para la planeación presupuestal y toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
  • Mayor facilidad para la implementación de sistemas de información y automatización de procesos documentales.
  • Mayor efectividad en la transición de la documentación física a la digital.
  • Reducción de costos y gastos ocasionados por excesos de consumo en papelería, reprocesos, tiempos de búsqueda, estrés organizacional y riesgos que conllevan la mala gestión documental.

NIVEL 3 – SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE FLUJOS DE TRABAJO - OBJETIVOS

Automatizar procesos

  • Implementar software o aplicativo web para el manejo del archivo de gestión, central e histórico. Control de sus préstamos, devoluciones y eliminación de archivo.
  • Implementar software para el control de flujos de información, estandarización y automatización en la creación de documentos que cumplan funciones misionales de la organización, así como flujos de correspondencia y seguimiento de tareas específicas.
  • Implementación de aplicativo web o software para el manejo y almacenamiento de documentos electrónicos de archivo

NIVEL 3 – SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE FLUJOS DE TRABAJO - BENEFICIOS

Eficiencia  y Productividad

  • Trazabilidad total de la documentación.
  • Mitigación de riesgos por pérdida de información.
  • Mayor estandarización de los procesos documentales y de información de GDI.
  • Mayor control y seguimiento de la realización de tareas.
  • Mayor eficiencia en la realización de tareas y actividades misionales de la organización.