Suele suceder que la gestión documental y sus herramientas como la ventanilla única, parecieran ser un mundo que está alejado de actividades cruciales que ocurren en tu empresa, como las comerciales, la administración de clientes y la eficiencia de procesos.
¿Pero, te has detenido a pensar un momento en cómo la gestión documental te puede hacer ganar más dinero?, o por lo menos, cuidar de tus ingresos si tu empresa tiene un modelo de negocio que no genera ingresos recurrentes.
En este artículo quiero compartirte conocimiento acerca de la ventanilla única. Tal vez has escuchado de esta en entidades públicas, pero muy seguramente no has entendido bien su función y cómo puede mejorar el relacionamiento con tus clientes, usuarios y partes interesadas.
Antes que nada, saquemos el diccionario y definamos que la ventanilla única es básicamente un sitio, físico o digital, donde se agrupan y se centralizan todos los trámites que un usuario, cliente o ciudadano requiere realizar frente a una empresa o la administración pública.
Llevando esto a un ejemplo, supongamos que eres usuario de una empresa de servicios de internet, y que su servicio no ha funcionado bien durante los últimos días, y deseas enviar una solicitud a la empresa para que le solucionen…
En un caso ideal, esta empresa debe tener una línea telefónica exclusiva, un correo electrónico, una dirección física o una dirección específica de un sitio web, con el fin que te comuniques y puedas radicar solicitudes, peticiones, quejas o reclamos; este sitio en específico se llama ventanilla única.
¿Y por qué es importante tener una ventanilla única?
Como te contaba al inicio de este artículo, su misión más importante es generar ingresos hoy y buscar asegurar su permanencia en el tiempo, que en resumen sería ser rentables y sostenibles.
Te preguntarás ¿Qué tiene que ver la rentabilidad y la ventanilla única?
En el tiempo de los datos, la ventanilla única es una fuente de información muy importante para cualquier tipo de organización, aquí podemos encontrar múltiples oportunidades de mejora, ideas para desarrollar nuevos productos y por supuesto, lucirse con un excelente servicio al cliente al dar respuestas rápidas y soluciones acertadas.
En el software de gestión documental DOCU la ventanilla única, está diseñada para que más allá de dar respuestas rápidas, también guardes completa trazabilidad del historial de cada cliente o usuario, con el fin de que cada vez que este tenga una comunicación con la empresa, puedas ver todas comunicaciones que se han tenido con este…
De esta forma, el servicio que ofreces será más personalizado y por lo tanto, tu cliente se sienta mucho mejor atendido.
La ventanilla única, también es un medio que te va a permitir conocer mucho mejor a tu cliente, así como cuando frecuentas una peluquería y ya saben allá como te gusta que te quede el cabello o como cuando frecuentas un restaurante y ya saben lo que te gusta…Lo mismo ocurre con los clientes de tu empresa, donde debes buscar mecanismos para dar un servicio personalizado y para esto, la información es clave, conocer a tu cliente va a ser la llave para que tu empresa perdure en el tiempo.
…así como cuando frecuentas una peluquería y ya saben allá como te gusta que te quede el cabello o como cuando frecuentas un restaurante y ya saben lo que te gusta…
Ahora, quiero hablarte un poco más de los software de ventanilla única, estos buscan que la información llegue a las personas correctas, en el menor tiempo posible, con el fin de que estos den las respuestas correctas a los clientes y usuarios de la misma manera.
El software de ventanilla única es una poderosa herramienta que en tu empresa va a ayudar a la creación de plantillas de documentos y mediante su uso, las respuestas sean más rápidas; también se mantenga la base de datos de clientes y usuarios; entiendas, mejores y estandarices los procesos y flujos de documentos; elimines pasos e intermediaciones que no le generan valor a tu negocio, y por supuesto, ser mucho más rentable.
Con el fin de que entiendas un poco mejor, vamos a continuar con el ejemplo de la empresa de internet; ahora te cuento que ocurre por dentro de la empresa con y sin software de ventanilla única:
Con Software de Ventanilla Única DOCU
- Información centralizada y en tiempo real.
- Tu solicitud será asignada inmediatamente al área encargada para dar respuesta.
- Consulta la solicitud en cualquier momento con el número del radicado.
- El software de ventanilla única, envía notificaciones automáticas del proceso de la solicitud.
- Tu respuesta será enviada directamente al correo asignado más ágilmente.
- Ahórrate todo el papeleo.
Sin Software de Ventanilla Única
- Desplazamientos a punto físico que quitan tiempo y poca agilidad para el usuario y la empresa, retrasando los procesos semanas o meses.
- Procesos operativos tediosos que implican tiempo de personal y pueden ocasionar errores humanos generando reprocesos y demoras.
- Intermediarios en envío de correspondencias.
- Después de recibida la solicitud empieza el ciclo de nuevo entre el área encargada, el área de despachos de solicitudes y el cliente, haciéndolo poco ágil y generando más procesos operacionales.
Lo anterior es solo un resumen, pero quiero que pienses como cliente o usuario, y te preguntes ¿cómo se sentiría si una respuesta le tomara días y que durante estos días haya mucho silencio? Me atrevo a decir que la percepción de servicio caería enormemente y no te sentirías escuchado, no te darían ganas de recomendar el servicio o simplemente decidirías buscar otro proveedor.
La ventanilla única y el software de ventanilla única, son herramientas que han sido vistas como un requerimiento normativo, sin embargo, como vemos en este artículo es una fuente de ingresos para tu empresa.
En GDI, queremos ayudarte a través de nuestro software DOCU, a que el relacionamiento con tus usuarios y clientes mejore, si quieres obtener más información puedes dar clic aquí.
¡Que tengas un excelente día, cualquier día que este sea!